Qu’est-ce qu’un système de gestion électronique de documents (GED) ? En termes simples, un système de gestion de documents est une solution logicielle automatisée permettant d’organiser, de sécuriser, de capturer, de numériser, de marquer, d’approuver et d’effectuer des tâches avec vos fichiers professionnels. Bien que la plupart des systèmes de gestion de documents stockent les données dans le nuage, un SGD est bien plus qu’un simple stockage dans le nuage. Parce que les systèmes de gestion documentaire avancés, comme eFileCabinet, gèrent pour vous les grandes quantités de papier qui affluent dans votre entreprise, vous pouvez consacrer du temps au travail que vous aimez.
Un système de gestion documentaire, c’est la liberté
La liberté est l’avantage le plus fréquemment mentionné par nos clients lors des conférences d’utilisateurs. Cette liberté se trouve en grande partie dans le contrôle et l’organisation associés à la dématérialisation via un système de gestion de documents.
Les processus fastidieux de télécopie, de recherche d’informations pendant de longues périodes, de manipulation manuelle de documents, de formulaires, etc. deviennent presque inexistants. La plupart des clients n’ont pas compris la difficulté de travailler dans un bureau dépendant du papier avant de faire l’expérience du travail sans papier. Ils ont réalisé que le papier, d’une certaine manière, était ce qui maintenait le travail manuel en vie, même dans le monde des cols blancs.
La plupart des informations du monde ont été créées au cours des trois dernières années. Une part importante de ces informations et données est contenue dans un format électronique. La numérisation des documents n’est que la première étape de l’organisation de l’information numérique. En l’absence d’un système de gestion documentaire permettant d’automatiser, de sécuriser et de potentialiser la valeur des documents en tant qu’actifs critiques pour une organisation, les informations contenues dans ces documents n’auront pas toute leur valeur.
Un système de gestion documentaire permet de libérer du temps
Lorsqu’il s’agit de votre travail, le temps est aussi important que votre salaire. Le coût d’opportunité le prouve : Plus vous passez de temps à vous embourber dans des tâches administratives liées au papier, comme aller jusqu’au télécopieur ou chercher du contenu dans les classeurs, moins vous êtes payé pour l’expertise qui définit votre rôle. Ces tâches réduisent votre valeur pour votre organisation, quel que soit votre talent ou celui de vos employés.
Plus vous avez de temps pour faire ce qui compte, plus vous pouvez accomplir de choses. Bien que de nombreuses personnes considèrent les interruptions liées au papier comme faisant partie de leur travail, il n’en est rien. Avec la bonne technologie de système de gestion de documents et un état d’esprit axé sur les solutions, vos employés surmonteront l’oppression de leur vie professionnelle. S’appuyer sur un système de gestion électronique de documents pour surmonter ces inefficacités peut littéralement changer la trajectoire de la vie des professionnels, et des entreprises pour lesquelles ces employés travaillent. Le désordre documentaire est la première cause de chaos organisationnel. Sans les moyens de gérer, d’optimiser et d’orchestrer l’information, il n’y aura que peu ou pas de moyens pour les organisations de recevoir l’assurance informationnelle dont elles ont besoin dans l’ère actuelle de transformation numérique.
Un système de gestion documentaire est pratique
La commodité n’est pas seulement l’apanage des technologies grand public, elle est également très présente dans les petites et moyennes entreprises. Par exemple, les solutions de gestion de documents basées sur le cloud et leurs applications mobiles permettent d’accéder aux fichiers, de collaborer, de suivre et d’envoyer en toute sécurité des contenus et des informations sensibles depuis n’importe quel endroit où se trouve une connexion Internet. Le portail web intégré d’un système de gestion de documents donne également aux utilisateurs la possibilité de partager de très grands ensembles de fichiers en toute sécurité via leur téléphone portable. Si l’accessibilité et la sécurité étaient autrefois considérées comme des avantages mutuellement exclusifs des solutions technologiques, le système de gestion de documents réunit chacun de ces avantages en une seule solution fonctionnelle.
Du point de vue de la sécurité et de la commodité, il est important pour les travailleurs des petites cliniques de santé, dont les responsables informatiques doivent utiliser le système de gestion des documents, de sécuriser les informations sensibles. Les employés peuvent stocker des informations liées au bureau sur leurs propres appareils mobiles, et depuis n’importe quel endroit où il y a une connexion internet avec une sécurité élevée. Dans le secteur de la comptabilité, la compatibilité Mac et les applications mobiles de DMS offrent la réactivité que les clients des experts-comptables exigent plus que jamais. Il en va de même pour les secteurs de la finance et de l’assurance, d’autant plus que les conseillers financiers et les agents d’assurance passent plus de temps à voyager et à rencontrer les clients sur le lieu de leur choix.
Un système de gestion des documents assure la tranquillité d’esprit
Les failles de sécurité, les fuites d’informations et autres catastrophes liées aux données ont fait la une des journaux. Cependant, la plupart de ces brèches étaient le résultat d’une mauvaise gestion interne de l’information. Une solution logicielle de gestion électronique de documents fournit les outils nécessaires pour assurer la sécurité des informations au bureau, à la maison et partout où vous disposez d’une connexion Internet. Des sauvegardes de données récurrentes 24 heures sur 24, des serveurs Web Amazon sécurisés, un cryptage de qualité bancaire 256-AES (norme de cryptage avancée) pour les données en transit en mode SSL (Secure Socket Layer), et un stockage de données avec de multiples points de présence artificiels et physiques ne sont que quelques-unes des caractéristiques des systèmes de gestion de documents de premier ordre.
En outre, la fonction d’autorisation des utilisateurs basée sur les rôles des logiciels de gestion de documents atténue la crainte associée à l’augmentation des violations de données internes, qui représentent plus de la moitié de toutes les violations de données survenues au cours des deux dernières décennies. Les organisations qui ne parviennent pas à étouffer la hausse des violations de données internes avec leurs propres solutions en seront victimes en plus grand nombre. En 2017, les ransomwares sont également devenus un problème important pour les organisations, mais les technologies d’automatisation des documents ouvrent de nouvelles voies aux organisations pour lutter contre les attaques de ransomwares.
Quelle est la différence ?
Contrairement à la croyance populaire, les produits de GED de bureau/sur site ne nécessitent pas nécessairement la maintenance et l’entretien du réseau sur site requis par un service informatique interne. En effet, de nombreux fournisseurs participent à l’entretien de la technologie sur site. Cependant, alors que les produits de GED sur site sont conçus pour s’intégrer et se synchroniser avec l’infrastructure informatique préexistante d’une organisation, le GED en ligne/coudé ne nécessite pas le même niveau de planification au niveau de la mise en œuvre.
Pour en savoir plus, visitez ces sites web :
- https://fr.wikipedia.org/
- https://www.digitech.swiss/
- https://www.digital4efficiency.ch/
- https://www.devillard.ch/
- https://www.ged-elo.ch
- https://www.zeendoc.com/
- https://smart.pully.ch/fr
- https://www.bynder.com/fr