Lorsque nous demandons aux entreprises avec lesquelles nous nous apprêtons à collaborer si elles utilisent la gestion électronique de documents (GED), nous constatons souvent qu’elles ne le font pas.
Lorsque les gens entendent parler de la GED, ils pensent qu’elle serait probablement utile car elle permettrait de travailler plus facilement et plus rapidement avec les documents. Ainsi, bien que les gens admettent que la GED serait une bonne chose, ils soulèvent également les objections suivantes :
Pour ces raisons, l’introduction de la GED est souvent reportée jusqu’à ce qu’elle devienne absolument nécessaire.
Nous avons décrit dans cet article ce que la GED apporte en plus de permettre l’échange de documents par voie électronique et nous avons également examiné dans quelle mesure son introduction est compliquée, combien elle coûte et s’il est difficile de restructurer les processus après son introduction.
Comment fonctionne la GED ?
En bref, pour qu’un document électronique ait la même force juridique qu’un document imprimé et signé, il faut :
Avoir une signature numérique électronique (signature digitale ou signature électronique) qui confirme l’authenticité du document ; et.
être connecté à un opérateur GED spécialisé qui assure la sécurité des informations et les transférer par des canaux de communication légalement établis.
Il existe 3 types de signatures numériques électroniques(SNE) :
La SNE ordinaire. Cette SNE permet d’identifier les expéditeurs des documents. En général, elle ne peut être utilisée qu’en interne car si elle est utilisée pour l’échange externe de documents, il n’y a aucun moyen de vérifier si les documents ont été échangés ou non ;
SNE amélioré non certifié. Cette SNE est générée par un logiciel spécialisé et protège contre les corrections. Cette signature n’a de valeur juridique que si elle est spécifiée par la loi, ou alternativement, par un accord entre les contreparties ;
SNE certifiée améliorée. Cette signature est la même que la précédente mais sa fiabilité est confirmée par un centre de certification accrédité par le ministère des communications. Les documents avec un EDS certifié amélioré ont la même valeur juridique que les documents signés sur papier, sans conditions supplémentaires.
Tous les principes de base de la circulation des documents sur papier sont conservés dans la GED. Les documents électroniques peuvent être modifiés, tandis que des commandes et des tâches supplémentaires peuvent être générées. L’initiateur du document peut lire le document, consulter les échéances et toute autre personne travaillant sur le document, tandis que les gestionnaires peuvent suivre le statut de chaque document en temps réel.
Les documents finis sont approuvés selon un parcours prédéterminé en fonction de la configuration des droits des utilisateurs. Par exemple :
Un spécialiste du département a fini de travailler sur un document et informe qu’il est terminé en appuyant sur le bouton correspondant ;
Le superviseur immédiat du spécialiste est informé que le document est prêt, il le révise et l’approuve ;
Le responsable de l’organisation signe également le document en appuyant sur des boutons spéciaux.
Avantages de la GED
La loi n’impose pas actuellement l’utilisation de la gestion électronique des documents, bien que de nombreux organismes publics soient déjà en mesure d’échanger des documents par voie électronique. Cette méthode est plus rapide, plus simple et moins coûteuse que l’échange de documents papier. L’échange de documents électroniques avec les différentes agences de l’État va devenir de plus en plus courant.
L’obligation d’utiliser la GED aurait déjà pu être introduite en 2020 car la Russie allait introduire la traçabilité obligatoire pour certaines marchandises listées en janvier. Cela signifie que la GED aurait dû être utilisée par les fabricants et les importateurs de ces biens listés (par exemple, les équipements de réfrigération, les chariots élévateurs, les machines à laver, les projecteurs, les poussettes, le mobilier de bureau en métal, etc.) Le lancement du système de traçabilité a été reporté à la mi-2021.
Se débarrasser du papier
La gestion des documents papier est coûteuse. S’il est possible de ne pas imprimer et envoyer de documents papier, au moins au sein d’un groupe d’entreprises, cela permettra déjà de faire des économies et d’accélérer le travail.
Par exemple, si un document papier doit être approuvé, la secrétaire peut passer plus d’une heure pour y parvenir, ce qui nécessite beaucoup de correspondance. Avec la GED, chaque document arrive à la bonne personne en quelques clics.
Des coûts réduits
Après le passage à la GED, on dépense beaucoup moins d’argent pour l’impression et la livraison des documents. Lorsque des documents papier sont nécessaires, il faut prévoir les coûts d’impression, de messagerie, de poste et de stockage.
Contrôle et gestion efficace du flux de documents
Il est important pour la personne responsable des documents ou pour les gestionnaires de savoir qui travaille sur les documents à un moment donné. La GED permet de voir quand et qui a ouvert et modifié un document, à quoi il ressemble maintenant et qui le retient. Cela permet d’améliorer le contrôle des processus et de la discipline de l’entreprise.
Augmentation de la productivité et unification des procédures de génération et de traitement des documents
Une certaine procédure simplifie le travail de tous les employés, car les processus et le mouvement des documents sont conçus à l’avance et configurés dans le système. Les affectations ne sont pas dupliquées, les documents sont approuvés plus rapidement et les décisions sont également prises plus rapidement.
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- https://fr.wikipedia.org/
- https://www.digitech.swiss/
- https://www.digital4efficiency.ch/
- https://www.devillard.ch/
- https://www.ged-elo.ch
- https://www.zeendoc.com/
- https://smart.pully.ch/fr/accueil/
- https://www.bynder.com/fr